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西安会议策划公司，会议承办方要注意什么？

时间：2021-12-06

社会经济的发展为国内企业承办各种大型国际会议活动提供了可能，也有越来越多的年轻人投入到会议策划执行的大潮中。然而一场会议从前期策划、会前准备到现场执行、会后服务，要花费不少功夫，可没有那么简单。接下来西安会议策划公司——凯发文化就来和大家聊一下会议承办方在会议中要注意的问题吧。
在聊到这个话题前，可能很多人都分不清主办方、承办方和协办方吧。其实也不难，主办方是有权举办某项活动的机构，即发起展览会或会议，论坛的单位或个人。承办方指负责活动方案实施的一方，通常受雇于主办方。组委会是组织委员会的简称，主要负责一项活动的组织和统筹活动。协办方指由主办方找来的出钱赞助或者挂名的支持单位。
简单来说，主办方就是主办活动的单位，承办方则具体负责活动项目实施，协办方则负责协助办理活动。一般情况下大多数活动都是承办方策划办理的，有时为了使活动更有权威和影响力，会找上级部门或主管部门作为主办方，再找几个协办方来降低活动成本。
下面言归正传，回到我们今天所要聊的话题：一场会议中会议承办方要负责哪些工作呢？
1、会前：
（1）与会议主办方洽谈相关事宜。
提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并为会议主办方制定出完备的会议预案书。
（2）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、玩等相关情况。
（3）确定方案，签订合同，预付定金。
2、会中
（1）会议接待：由专人负责机场/车站的礼仪、接站、攻关等服务。同时提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
（2）会前准备：准备好会议所需要的会议资料、会议用品、会议演讲稿等相关物品。
（3）会议场所：派专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
（4）会议住宿：确认房间楼层及房间号，询问客户是否有其他要求。
（5）会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
（6）会议旅游：旅游线路行程、用车、导游、是否增加景点等相关信息的确认。
（7）会议游玩：消费形式、消费标准、游玩地点的确认。
（8）会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
3、会后
（1）结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，派专人与客户进行核对并结帐。
（2）资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

 
西安会议策划公司表示，在具体实施过程中，会议承办方还要注意以下几点：
（1）明确会议主题和会议目的。
（2）会前一定要完善信息的采集与分析。包括了解客户的需求、会议的出席者、媒体、预算，分析自身的不足等。此外，作为会议承办方，一定要提前了解会议涉及的行业、专业术语和行业整体趋势等相关信息，这样才不至于闹出笑话。
（3）在内容和形式上不断创新。
（4）制定周密的计划，将每一项环节如何实施细化到每一个细节，策划方案要有可操作性。同时要提前考虑到各种意外情况，做好应急预案，以防万一。会后一定不要忘记进行追踪和客户反馈。
（5）严格按照计划表上的流程进行，活动现场实施严格的现场管理。同时，现场负责人要有随机应变的能力。
（6）会后不要忘记总结本次会议的经验和教训，包括：有无创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；良好的包装和系统的反馈。自己为客户提供了多少价值？本次会议自己都获得了哪些东西？与会者的反应如何？明年还会参加由你承办的类似的会议吗？之后要做的就是不断反思自己，及时作出调整和修正。
（7）客户至上，一定要保证整场会议活动的质量，不要为了省钱而牺牲了会议的品质。但是合理地控制会议预算也是很有必要的。作为会议承办方一定要学会分析并合理地使用预算。
另外，现代多媒体技术的广泛应用为会议举办提供了极大的便利，作为会议承办方真正让这些技术服务于人，提升与会者的参与感和体验感。
（8）保证整场会议内容充实，前期要与会议主办方进行清晰而明确的沟通。
总之，承办一场大型会议极其复杂，作为负责人要考虑周全，灵活应变。西安会议策划公司——西安凯发可以为您提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。
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