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西安会议策划公司，如何开一场高效率的会议？

时间：2021-12-09

在工作中，我们经常会面临开会的问题。大家会发现，很多时候会议要占用员工很多工作时间，甚至有的会议是压根没有必要进行的，或者说是没有必要所有人都参加。倘若会议只流于形式，这样既耗费员工时间又加大企业运行成本的活动，真的要继续下去吗？西安会议策划公司——凯发文化也是比较讨厌这种行为的。下面小编就来教大家如何开一场高效率的会议。
凯发文化认为，企业在举行会议时要坚持以下几个原则：停止例会；慎重安排一对一对话；每场会议坚持有一名负责人；提前公布会议目的和流程；控制会议规模；提出问题而非掩盖问题；若会议议程提前完成则果断结束会议。具体来说，就是：
（1）会前通知到位：会议是否高效，其实很多时候并非指会上怎么样，而是有时候连要开会的人都不知道自己要来开会，要在哪开会。这时就需要会议组织者确保对每个参会的人员都通知到位，让每个与会者都知悉开会的时间、地点，而且一定要邮件通知，至少是会议开始前1-2天通知。
（2）议题明确：除了通知开会的时间和地点外，会议的议题是否足够明确也是非常重要的。西安会议策划公司强调，议题切忌假大空，一定要务实具体，具体到这场会议是针对某个问题所进行的，这样与会者才能提前对会议由一个明确的定位，会议才能更高效。
（3）会前提醒：工作中经常会有一些突发状况需要解决协调，可能当时邮件通知的时候还回复说有空的，但开会的时候却各自忙自己的事情去了。因此会议组织者在开会前1天的下午一定要和与会人员都口头再确定一遍是否能够参加，尤其是如果这个会议本身比较重要，涉及到领导参加的话。
（4）会中主持：高效有序的会议，一定需要有一个会议主持。会议主持者需要对整个会议议题、会议进程进行有意识的控制，进而确保会议顺利高效进行。
（5）快速记录：会议达成的一些共同决议或者有意见，一定需要有会议记录。会议记录要尽可能全面记录，建议会议记录员可以进行速记。速记能力强的话，可以直接在电脑上进行记录，这样会后稍微修改下，就可以马上发出会议记录出来了，大家也能够快速进行响应，不至于忘记会上需要做的事情。
（6）会后跟进通报：发了会议纪要之后，针对会上未解决的问题或者需要跟进解决的问题，一定要有人进行跟进，并对与会人员进行通报跟进进度，这样才能做到整个会议的高效闭环，也不至于到时又需要重新开一个会来推动工作进度。
除了以上六点外，凯发文化还为大家整理了一份“22分钟高效会议法”，仅供大家参考。
1、制定22分钟时间的会议：即尽可能的缩短会议时间。
2、有个共同的议程：可以在白板上写出议程的内容，同时加粗相应的关键点，进而不断提醒大家本次会议需要达到什么样的目标。
3、提前3天发送邀请和相关必读内容：对于会议组织者来说虽然费点事，却可以让与会者提前了解会议的相关内容，有所准备，进而大大提升了会议效率。不过一定不要将会议变成“大家尽可能得先了解文档中的内容，然后必须提交相应的作业”等这种情况。
4、准时开始
5、站着开会：一方面可以提醒与会者是否需要补充说明，同时与会者需要保持自己的观点，如有必要保持沉默，将它留到会议外去单独处理。
6、不要带笔记本，但记得带纸笔：纸和笔会让与会者保持头脑清醒，也有利于分工：一人讨论问题，另外一人记录。
7、禁止带手机
8、记录所有的话题相关的反馈：反馈中可能会有支线等情况发生，会议主持者需要引导大家，不要让这些发言离会议本身议题太远。
9、尽可能快的发送会议记录
掌握了以上诀窍，基本上就可以有效提升会议效率了。大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点，西安会议策划公司——西安凯发提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。
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