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西安会议策划公司教您如何写会议邀请函？

时间：2021-12-09

一般比较大型正规的会议都会提前设计好一封制作精美、措辞考究的邀请函，由专门的人员发送到邀请嘉宾手中。邀请函一方面可以体现出活动主办方的诚意，另一方面也可以看出主办方对这场会议的重视程度，同时也代表着企业的形象。那么如何写一封合格的会议邀请函呢？下面西安会议策划公司——凯发文化将为大家作以介绍。
通常会议邀请函由标题、称呼、正文和落款几部分组成。原则上要求简洁明了，不要过多文字。接下来小编先来说说会议邀请函的格式：
尊敬的___________:
 
您好!
 
________单位将于__年__月__日在________地，举办___________会议，特邀您参加，谢谢。
 
_________单位
 
__年__月__日
说完了格式，就要开始正式的写作了。西安会议策划公司将从标题、称谓、正文和落款几个方面来一一阐述：
1、标题
由“会议名称+邀请函”或者“邀请函”组成，还可包括个性化的会议主题标语。会议主题标语可以体现举办方的企业文化特色。
2、称谓
邀请函的称谓使用“统称”，并在统称前加敬语。如 ：“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×总经理（局长）”。注意：通常称谓可采用“敬语+姓名+后缀”格式。敬语如：尊敬的、亲爱的，后缀如：女士、先生，这是个人的邀请函写法；如果是公司的，直接写公司全称；倘若没有明确的称呼，则可以直接省略，以“敬启者”统称。
3、正文
正文一般先要交代会议的背景、目的、事项及要求，然后注明会议的具体时间、地点、名称、日程安排等，接下来对被邀请方发出诚挚、得体的邀请，结尾处一般要写常用的邀请惯用语，如：“特此寄上邀请函，敬请回复”、“特此邀请您参加”。
注意：邀请函正文文字要简要精炼，语义连贯，首尾照应，将会议事务与礼仪完美结合起来。
落款
落款要写明会议主办单位的全称和成文日期。
注意问题
①被邀请者的姓名应写全，不应写绰号或别名。
②在两个姓名之间应该写上“暨”或“和”，不用顿号或逗号。
③应写明会议的具体日期（几月几日，星期几）。
④写明举办会议的地点。
以上就是关于会议邀请函写作的全部内容了。大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点，西安会议策划公司——西安凯发提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。
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