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活动主办方如何做好预算工作？-活动公司

时间：2019-03-26

对于任何一个企业来说，每做一场活动前都必须做好财务预算。然而初次接触活动的小伙伴可能不太清楚作为活动主办方该如何做好预算工作，毫无头绪。其实做到这一点并不难，只要大家按照西安活动策划公司——凯发文化的方法来做，就可以轻松解决这个难题了。
通常情况下，活动预算主要从以下几个方面来计算：
1、活动场地费用：
一般来说，这部分的花费主要指场地租赁费用、舞台搭建费用，以及活动现场桌椅等相关费用。建议大家根据活动的性质、目的和规模，心里有一个大致的预算范围，尽早联系多家活动场地以及舞台搭建公司，货比三家，择优选择。
2、酒水餐饮费用：
建议采取“就近原则”，在活动现场附近安排餐饮问题，以及酒水。
3、活动宣传费用：
大型活动宣传费用是必不可少的。从线上到线下，都要提前考虑到。
4、活动物料费用：
这部分费用主要指的是活动现场指示牌、舞台装饰以及地毯等相关活动现场所需物料费用。西安活动策划公司建议大家可以提前找几家广告打印公司，提前谈好价格，选择一家性价比最高的。
5、活动设备费用：
活动设备主要指灯光、音响、led电子显示屏。建议找一家专业的舞台设备出租公司，将这些设备整包下来，可以节省不少花费。有的舞台设备出租公司甚至连专业的舞台灯光师、音响师都有，只要活动主办方提前与他们沟通好，就可以省去不少麻烦。
6、活动人员费用（演艺、主持人、摄影等活动相关人员）
假如活动中涵盖商业演出，活动主办方就要考虑提前联系礼仪小姐、演员、主持人、摄影人员等。演员、主持人和礼仪模特可以找专业的活动公司，他们有自己的资源，很方便。
7、其他费用：
即人员住宿费用、交通费用等。
注意：作为活动主办方，一定要多咨询几家相关活动公司，切实了解市场价格，不要以自己的想法做判断。可以将这些部分分派给不同的人，让他们去问，最后再由总负责人综合考虑。总负责人在挑选人的时候，一定要选择了解该项目的人员，这样才能起到事半功倍的效果。
在了解完活动预算后，活动主办方要做的一个工作就是制作活动物料清单了，下面小编将一步步为大家作出解答。
（1）做好活动流程，已有活动流程的直接按照流程开始统计物料，逐项列举要用到的东西，填写在excel表格中。
（2）物料统计完成后开始分类，按照制作、采购、自有物资的顺序分类整理，各项数据顿时就变得清晰明了了。
（3）制作类物料可以找广告公司询价，按照尺寸和材质预估费用，有多种材质选择的分别在物资后面列举，明确单价，尺寸、数量、总价。
（4）采购类型物料可以去市场询价，也可以在淘宝上统计价格，需要提前考虑送货的时间和运费，时间比较紧的不可以网购，一般统计都按照淘宝上价格的最高价来计算，以防出现物料费用超标的现象。
（5）物资预算之后出来之后，再加上人员费用、交通费用、运输费用和工作餐费用、以及其他项目费用，汇总做出总价，根据公司给出的项目费用标准，除去预期溢价准备，保留活动相关票据。
注意：一定要多问几家厂商，多询价多对比，综合考虑。同时费用压缩的时候确保优先级。
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