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如何计算会议活动所需的餐饮费用？会议公司

时间：2021-12-09

企业在举办一场大型会议之前，经费预算是一定要考虑进去的。餐饮费用作为经费预算的重要部分，必然也是要考虑进去的。对于策划人员来说，提前根据会议的规模大小、参会人数、餐饮标准等计算出这场会议所需的餐饮费用无疑是关键的。今天西安会议策划公司——凯发文化将就这个话题与大家做以阐述。
尽管会议活动的餐饮费用是必不可少的，但因会议活动的性质和举办会议企业的性质的不同，其计算方法自然也有所区别。餐饮费用预算主要需要策划人员考虑到参会的人数、餐饮标准、时间安排、会议标准和会议动因等因素。接下来小编将先为大家简单介绍下这五个因素：
会议动因主要指举行会议活动的原因是由于上级安排、制度需要（人大、政协等部门例行会议），亦或是本部门业务需要；会议标准主要涵盖会议级别，是省部级会议、市县级会议，还是部门会议；会议时间安排主要包括会议发起、结束时间；会议餐饮标准主要涵盖单人餐饮标准及全部餐饮费用标准；会议人数主要包括会议参加者人数和工作人员人数。
在西安会议策划公司看来，会议的餐饮费用说简单也简单，说复杂也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
通常会议活动都选择在酒店举办，餐饮地点自然也就在酒店了。酒店餐饮成本的核算，主要是房租成本、人工成本以及餐饮成本，餐饮主要分早餐客房订餐和会议餐（团队餐）等几个方面。另外，星级酒店和中档酒店又略有不同。
（1）早餐
早餐通常是自助餐，菜色不尽相同，服务水平不等。当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）
（2）中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
（3）酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
（4）会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
（5）联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
总的来说，会议和团队餐的成本控制，一般都是提前确定菜单和菜品，根据价格制定相应的菜单，比较方便核算和控制。另外，酒店的淡旺季也决定了其会议餐饮费用上的差异，这点也需考虑到。
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