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公司策划会议时要注意哪些细节？|凯发文化

时间：2019-02-18

西安会议策划公司——凯发文化在策划一场会议活动时，除了做好全局的策划统筹，在会议执行方面也会花费较多功夫，做好每一个细节，保证执行过程顺利圆满。要知道一个小小的细节可能会让整个活动增彩添色，也有可能给整个活动带来永远的遗憾，甚至会带来不必要的经济上的损失，因为活动现场毕竟是一次性的，活动结束就是结束了，不可能再重新来一次，只能吸取经验教训，在下一次避免出现同样的错误。
结合多年经验，小编为大家整理了一些会议执行中需要注意的小细节。
1、会议开始前做好全局的总策划，罗列出会议召开前需要做的各项大到小的工作流程。会议时间、会议名称、会议地点、会议主题、会议宗旨等。并且还有会议的经费预算、谈判等等。这些工作必须要由一个会议筹备小组去做的，个人的力量是有限的。
2、以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。
3、如果会议形式比较郑重，除电话联系外，西安会议策划公司还会用书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，还得与印刷厂商协商处理）
4、记得取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。
5、会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，这样既能认识新朋友也能加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，还需要负责收取会务费。
6、必须制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。
7、在会议正式开始前，一定要检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保万无一失。
8、西安会议策划公司表示在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据时间进度表进行及时的询问，落实计划的进度。
9、报到结束后，要及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免不必要的麻烦。
10、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。
11、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。
12、一定要做好会议期间的协调工作。
会议结束后，还要根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。
 

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