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研讨会的会场布置有哪些讲究呢？|西安会议策划

时间：2019-01-03

每年西安会议策划公司——凯发文化传媒都会承接到不少会议，类型各异，而在布置会场时其布置方式也是不同的。正是这些细节决定了客户的满意度。那么这其中有什么门道呢？今天小编就来和大家说道说道研讨会在布置会场时的讲究。
通常大型的会议在酒店或会展中心内举办，而在布置会议室时，自然要依据会议人数和类型的不同来决定采取哪种布局方式了。下面西安会议策划公司为大家带来几种常见的会议室布局方式：
（1）舞台式（又叫剧院式）：
即在会场内面向舞台或讲台方向摆放成排座椅，中间留有过道。注意：此种摆放形式可在有限场地内最大程度上容纳会议人数，就像电影院里的座椅一样，每位参会者一把座椅。
（2）圆桌式：
桌子使用中式圆桌，围绕圆桌摆放座椅，常用于宴会的摆台。桌与桌之间留有过道。备注：用于宴会摆台时除了主桌之外，其它圆桌没有摆台方向的区分，若为分组讨论则采用背对舞台方向不放置座椅。
（3）指挥式：
指挥式主席团在前，代表在后（或操作员在前，主席团在后），全体面对大屏幕，通常是用于指挥中心，电视电话分会场（此时，一般主席团方向可变）
（4）复合式：即前几种的组合形式，主要用于中型会议。
（5）U型式：
将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰；不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围;多摆设几个麦克风以便自由发言;椅子套上椅套会显示出较高的档次。
（6）回字型：将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围。中间一般会放置绿植以增加装饰效果。
备注：此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。
（7）课桌式：
会议室内将桌椅按排端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置会议室，每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性；参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。在西安会议策划公司看来，该种摆放方式适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等，这种形式便于听众作记录。
（8）鸡尾酒会式：
以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式，自由的活动空间可以让参会者自由交流，构筑轻松自由的氛围会议摆台。
（9）鱼骨式：
将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开，在桌子的周围摆放座椅，组与组之间留出走路的间隔，使整体样式显现出一种鱼骨的形状。
（10）董事会：
圆形或椭圆形大会议桌，周围摆放座椅。按照主次落座。备注：适合人数较少。档次较高的会议要求，距离较近，容易产生近距离的交流感。
说到今天要谈论的正题，西安会议策划公司认为研讨会最适宜的布局方式是课桌式或者回字型。在了解了布局方式后，作为布置人员，更要了解会议室布置时的注意事项。
拿全体大会来说，剧院或教室形式的座位布局就可以说是非常理想了。在安排座位时，要注意：少于100人时，每人12到13平方英尺（1.1到1.2平方米）；100到300人时，空间可以降低到11到12平方英尺（1.0到1.1平方米）；超过300人时，空间可再降低至10到11平方英尺（0.93到 1.0平方米）。总之要记住一条，两排椅子之间至少相隔两英尺。如果少于两英尺就会显得太拥挤，令人无法接受。
如果发言人要求与会者作记录或有桌子上的活动，那会议室就应该呈现教室式布局。教室式布局对空间要求要多些，因为还要把桌子的空间计算在内。少于100人时，每人至少需要22到23平方英尺（2.0到 2.1平方米）；100到300人时，空间可以降低到20到21平方英尺（1.9到1.95平方米）；超过300人时，可以为17到18平方英尺（1.6 到1.7平方米）。
在选择桌椅颜色时，要结合研讨会本身的主题，注意色系，看是要给人明快的感觉，还是沉稳的感觉，同时桌椅要干净、舒适。而在调试灯光设备时，为了确保正确的图像色调及摄像机的自均衡，规定映射在预会者脸部的光是匀称的，照度应不低于500lux监视器、投影电视附近的照度为50-80lux，应制止直射光。另外，灯光的方向比灯光的强度更为重要，因此西安会议策划公司建议可以为灯光安装漫射透镜，这样采光更加充实，与会者脸上也可采光均匀。注意：光线应以柔和为主，让人不会感觉到烦躁。
音响设备调试时，不仅要有好的电声设备，还需有与其相当的声学环境；再好的扬声器，放在混响长的空间内，也会听不清楚，更谈不上音质好了。如果音响不够好，有噪音或是窜频之类的问题，对会议的影响是非常大的，甚至可能会导致会议失败。此外，高清的视频设备能够提升参会者的关注度，同时也减少参会者的视觉疲劳，提高效率。
西安会议策划公司提醒大家一定不要在会议室放太多桌子。布置人员一定要提前向酒店或会展中心索要会议室、大厅等场所的比例图。   
除此之外，还要在会议室放上水、便笺、铅笔、纸张、橡皮擦杯子和水果糖等东西，方便与会者使用，同时还要准备好会议所需资料，摆放好位置。有些人可能不喜欢桌面东西太多，那么可以把杯子和供水设施安放在会议室角落里。如果会议室较大，采用的是剧院式布局，那么供水设施应该设计在会议室的后部和两边，这样与会者就可以在不影响发言人的情况下轻易拿到水。
 

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