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西安活动策划公司,庆典活动策划需注意什么?

时间:2019-05-21

随着人们审美水平的提高,策划执行一场庆典活动早已不像十几年前那样简单,从前期策划、场地时间的选择、活动会场布置到现场执行,没有一项不需要策划执行人员仔细核实,更要随时应对各种意外状况,实在是不容易。那么策划执行大型庆典活动时要注意哪些细节呢?西安活动策划公司——凯发文化将在本文中作出说明。
(1)庆典活动要能体现出活动主办方自身特色,即结合企业文化、企业特色、企业产品进行活动的策划。同时要提前一个月作出活动策划方案,包括庆典活动的主题、目的、活动内容、具体流程、人员分工等,以确保活动能保质保量进行下去。
注意:庆典活动的主题需由策划公司提前和活动举办方进行沟通,了解主办方活动主题,确定庆典的主次对象,然后再确定活动节目的重点和特点,要尽量集合优势资源,进行大力的宣传和传播,烘托出宏大、有气势的活动庆典场面。
(2)庆典活动场地的选择,将直接关系到庆典活动的风格、形式、规模、预算和档次,也是策划公司进一步调整策划方案的基础。因此选择庆典活动地点要小心谨慎,不要选择有噪声污染或者交通不便的地方。活动场地的大小选择应根据来宾人数而定。同时可用热烈、隆重、喜庆的气氛烘托现场环境。
注意:条件允许的话尽量和活动主办方及场地相关人员进行实地考察,得到的信息远比图纸和文字介绍更具体,也有利于解决后续可能出现的问题。毕竟与场地负责人沟通交流的越详细,问题提出的越多,活动效果越能得到保证。
(3)在布置场地时,研究和开发类庆典活动需要利于沉思默想、灵感涌现的环境;重大的奖励、表彰型庆典一定要选择上档次、夺人眼球的场地;交易会和新产品展示会则需要选择有展示空间的场所,同时会场交通必须便利。
(4)在制定庆典活动流程时,一定要严格把控时间。如:节目的安排、彩排时间的安排,促销活动的安排、嘉宾或者领导发表讲话时间的安排等,每一个环节大概需要多长时间,尽量精确到分钟,每一处都要安排完美,这样庆典活动才能顺利进行下去。
(5)录像拍照。摄像这个环节跟着流动逐渐展开,需要的变动不可避免。流动因素或添加、或缩小、或更新;工夫方面的请求会产生出人意料的变动。伴随着新状况的出现、供应商请求与流动会场请求的变动,摄像师需一直更新流动兼顾布置。西安活动策划公司提醒摄像师们注意:每一次变动流动兼顾布置时,都要标注变动的序号和日期。
(6)任务分工。活动正式开始前相关负责人要组织一个会议,确认每一个人的责任,在彩排中发现的问题也要及时反馈。其目的在于再次明确每个人的工作职责,负责的工作内容,在活动的过程中如果大家遇到什么问题也可以及时找到个人,避免人员工作的混乱,也为了防止活动中出现突发事件工作人员相互推卸责任。
注意:活动中每一项流程,都要有专门的工作人员进行负责,还要有一个总的流程负责人,这样明确的分工能够更好的保证活动的圆满成功。
(7)前期物料准备。无论是现场的布置、舞台的搭建等都要从严要求,同时每一项流程需要的物资都必不可少,包括舞台道具布置、食品饮品、化妆用品以及灯光音响设备的租借等。
此外,举行庆典活动之前,一定要提前调试好音响设备。特别是领导和来宾们讲话时使用的麦克风一定要多次确认,避免上台后无声或音质不请,从而影响到整场庆典活动的感受。在庆典活动的前后阶段,也需要播放一些欢快喜庆的乐曲,起到暖场的效果。但是一定要注意审核歌单,避免出现不合时宜的音乐。
提前彩排。活动开始前所有的演绎人员要提前就位进行彩排,特别是多人组合的节目表演,舞台的站位、熟悉场地以及演员之间的磨合都要提前多演练几遍,熟悉演出的进程。同时现场的工作人员也可以看看节目的顺序安排是否合理,是否需要调整。作为演绎人员一定要记住自己的站位,如果表演时有什么需要工作人员帮忙的要提前沟通。另外,现场的工作人员(包括现场执行、灯光、音响、大屏、布景等)也要参与到彩排中,熟悉活动的流程,测试要播放的视频、音频、画面,现场的布置是否要调整。
(9)嘉宾邀请和接待。主要看公司领导是否有所安排,是否会专车接送等。
(10)活动预算。这一点在活动开始就要就预算包含哪些,如何运用,是否有专人负责等问题进行综合考虑。
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